Datenschutzinformationen für Kunden, Geschäftspartner und Interessenten

Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Verantwortlicher ist die

Rössle & Wanner Schweiz AG
Seetalstrasse 5
CH-5630 Muri

Telefon: +49 (0) 62-8919 753

Telefax: +49 (0) 62-8919 843

E-Mail: info@roewa.com

Die Röwa-Gruppe, zu der neben der Rössle & Wanner Schweiz AG noch die Rössle & Wanner GmbH sowie die Selecta Matratzen GmbH, jeweils Ulrichstraße 102, 72116 Mössingen gehören, nutzt für die Kundenverwaltung ein einheitliches System. Die Unternehmen der Röwa-Gruppe sind damit in Bezug auf dieses Kundenverwaltungssystem und der damit verbundenen Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DSGVO. Wesentlicher Inhalt der entsprechenden Vereinbarung ist die Regelung der Betroffenenrechte. Hiernach obliegt der Rössle & Wanner GmbH die Verantwortlichkeit für die Erfüllung der Betroffenenrechte gemäss Art. 25 ff. DSG und Art. 15 bis 22 DSGVO. Die Festlegung der Verantwortlichkeit ändert jedoch nichts daran, dass betroffene Personen die ihnen aus Art. 25 ff. DSG sowie Art. 15 bis 22 DSGVO zustehenden Rechte gegenüber allen Parteien geltend machen können.

Wie erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten?

Für Fragen zum Datenschutz können Sie uns erreichen unter E-Mail: dsb@roewa.com.

Was sind Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

1. Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten sowie deren Beschäftigten soweit dies für die Erfüllung von Verpflichtungen aus den Vertragsverhältnissen mit unseren Kunden und Geschäftspartnern bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit Interessenten erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 und Abs. 2 DSG), insbesondere für die Beratung zu bzw. der Belieferung mit unseren Produkten und zur Rechnungsstellung. Dazu gehören insbesondere Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), Faxnummer, E-Mail-Adresse, Homepage, Handelsregisternummer, Umsatzsteuernummer, Mitgliedsnummer, Branche, Kollektionswahl, Einkaufshistorie, Funktion, Kontoverbindung. Soweit wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar von betroffenen Personen erhalten (z.B. für die Korrespondenz mit Ansprechpartnern bei Kunden und Geschäftspartnern), stammen die Daten von unseren Kunden bzw. Geschäftspartnern. Innerhalb der Röwa-Gruppe übernimmt die Rössle & Wanner GmbH zentralisiert sowohl die Kundenverwaltung als auch das Marketing. An einer entsprechenden Zentralisierung, insbesondere zur Vereinheitlichung der Prozesse und zum Schutz der erhobenen und gespeicherten Daten, und der damit verbundenen Datenverarbeitung durch die Rössle & Wanner GmbH haben wir ein überwiegendes Interesse. Die Verarbeitung erfolgt verhältnismäßig und unter Wahrung Ihrer Rechte gemäss Art. 6 DSG.
2. Verarbeitung der Daten zu Werbezwecken, insb. E-Mail-Newsletter Wir können personenbezogene Daten zur Werbung (z. B. E-Mail-Newsletter mit Veranstaltungseinladungen, Produktinformationen und Aktionsangeboten) für unsere eigenen Leistungen verarbeiten. Der Versand von E-Mail-Newslettern erfolgt grundsätzlich nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Opt-in), um den Anforderungen des Art. 3 lit. o UWG (Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) zu entsprechen. Bei bestehenden Geschäftsbeziehungen können wir Ihre E-Mail-Adresse für die Bewerbung eigener ähnlicher Produkte oder Dienstleistungen verwenden, sofern Sie der Verwendung nicht widersprochen haben und Sie bei der Erhebung der E-Mail-Adresse klar und deutlich auf Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen wurden. Sie können sich von einem E-Mail-Newsletter jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den in jedem E-Mail-Newsletter hierfür vorhandenen Link oder durch eine Nachricht an die oben angegebenen Kontaktdaten abmelden. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt hiervon unberührt. Der Versand der Newsletter erfolgt durch einen weisungsgebundenen Dienstleister, der gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet ist und die Daten nicht zu einem anderen Zweck verwenden darf. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, speichern wir die genannten Adressdaten zur Umsetzung Ihres Widerspruchs in einer „Sperrliste“. Dies dient sowohl Ihrem Interesse als auch unserem berechtigten Interesse an der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beim Versand von Newslettern und ist verhältnismäßig im Sinne von Art. 6 Abs. 2 DSG. Die Speicherung in der Sperrliste ist zeitlich nicht befristet. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der vollständigen Löschung Ihrer Daten im Fall einer Neuerhebung Ihrer Daten wieder zu einer Verarbeitung für werbliche Zwecke kommen kann.

Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zum Zweck der Vertragsabwicklung erforderlich ist (z.B. für die Auslieferung von Produkten im Rahmen der Vertragserfüllung, die Versendung von Produktinformationen), Sie der Weitergabe ausdrücklich zugestimmt haben oder das Datenschutzrecht eine solche zulässt. Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten sind dabei insbesondere Paket- und Versanddienstleister. Ferner setzen wir Rechtsberater, Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer u. ä. ein, die gegebenenfalls Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, soweit dies für die Erbringung ihrer Dienstleistungen erforderlich ist. Wir greifen zudem für bestimmte technische und organisatorische Prozesse auf die Leistungen externer Dienstleister zurück, die zur Erbringung dieser Dienstleistungen Zugriff auf personenbezogenen Daten erhalten. Es handelt sich dabei um weisungsgebundene Dienstleister, die gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet sind und die Daten nicht zu einem anderen Zweck verwenden dürfen. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Dienstleister:

• Für virtuelle Besprechungen, Kommunikation oder Umfragen greifen wir auf die Leistungen von Microsoft zurück. Die Microsoft Corporation, USA ist nach CH-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 16 Abs. 1 DSG i.V.m. Anhang 1 zu DSV).
• Für den Versand unserer E-Mail-Newsletter greifen wir auf Rapidmail, einen Dienst der Positive Group Deutschland GmbH, Ingeborg-Krummer-Schroth-Straße 18a, 79106 Freiburg im Breisgau, zurück. Die Datenübermittlung nach Deutschland basiert auf Art. 45 DSGVO16 Abs. 1 DSG i.V.m. Anhang 1 zu DSV (angemessenes Datenschutzniveau).
• Wir beauftragen teilweise auch Werbeagenturen mit der Erstellung und dem Versand von Werbeschreiben oder Organisation von Events.
• Bei der Administration sowie der Pflege und Wartung unserer Informationstechnologiesysteme nehmen wir zum Teil Leistungen von Software- und IT-Unternehmen in Anspruch.
• Für die Entsorgung und Vernichtung vertraulicher Dokumente greifen wir auf die Leistungen von Entsorgungsunternehmen zurück.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die personenbezogenen Daten werden bei uns so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß Obligationenrecht zehn Jahre für Geschäftsbücher, Buchungsbelege sowie andere geschäftsrelevante Unterlagen und ebenfalls zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen) erforderlich ist. Eine über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinausgehende Speicherung ist möglich, wenn Sie hierin eingewilligt haben oder der Zweck der Datenverarbeitung noch nicht entfallen ist.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben gemäß Art. 25 DSG das Recht, unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, ob wir Personendaten über Sie bearbeiten. Sofern dies der Fall ist, haben Sie das Recht auf Auskunft über die bearbeiteten Personendaten, den Bearbeitungszweck, die Aufbewahrungsdauer, die Empfänger oder Kategorien von Empfängern, sowie die Herkunft der Daten (falls diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden). Weiter haben Sie unter den gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten berichtigen bzw. unvollständige Daten vervollständigen zu lassen (Art. 32 Abs. 2 DSG) und die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 28 DSG) zu verlangen.

Der Nutzung der Daten für Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen; der Nutzung der Daten auf der Grundlage eines überwiegenden Interessens können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, ebenfalls jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Für den Widerspruch entstehen nur die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.

Soweit wir Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Hinweisen möchten wir Sie zudem auf Ihr Beschwerderecht beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB): Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Feldeggweg 1, CH-3003 Bern, Telefon: +41 (0)58 462 43 95, E-Mail: info@edoeb.admin.ch, Web: www.edoeb.admin.ch

Privacy Notice for Customers, Business Partners, and Prospective Clients

Who is responsible for processing your personal data?

The data controller is

Rössle & Wanner Schweiz AG
Seetalstrasse 5
CH-5630 Muri

Telefon: +49 (0) 62-8919 753

Telefax: +49 (0) 62-8919 843

E-Mail: info@roewa.com

The Röwa Group, which includes Rössle & Wanner Schweiz AG, Rössle & Wanner GmbH, and Selecta Matratzen GmbH—all located at Ulrichstraße 102, 72116 Mössingen—uses a unified system for customer management. The companies of the Röwa Group are therefore jointly responsible within the meaning of Art. 26 of the GDPR with regard to this customer management system and the associated processing of personal data. A key provision of the relevant agreement is the regulation of data subjects’ rights. According to this agreement, Rössle & Wanner GmbH is responsible for ensuring that data subjects’ rights are fulfilled in accordance with Art. 25 et seq. of the DSG and Art. 15 through 22 of the GDPR. However, the assignment of responsibility does not affect the fact that data subjects may exercise the rights granted to them under Art. 25 et seq. of the DSG and Art. 15 through 22 of the GDPR against all parties.

How can you contact our Data Protection Officer?

For questions regarding data protection, you can reach us via email at: dsb@roewa.com.

What are the purpose and legal basis for the processing of your personal data?

1. . Processing of personal data within the scope of the business relationship We process personal data of customers, business partners, and prospective clients, as well as their employees, to the extent necessary to fulfill obligations arising from contractual relationships with our customers and business partners or to carry out pre-contractual measures with prospective clients (Art. 6(1) and (2) DSG), in particular for advising on or supplying our products and for invoicing. This includes, in particular, title, first name, last name, address, telephone number (landline and/or cell phone), fax number, email address, website, commercial register number, sales tax number, membership number, industry, collection selection, purchase history, job title, and bank account information. To the extent that we do not receive personal data directly from data subjects (e.g., for correspondence with contacts at customers and business partners), the data is provided by our customers or business partners. Within the Röwa Group, Rössle & Wanner GmbH centrally manages both customer administration and marketing. We have an overriding interest in such centralization—particularly to standardize processes and protect the collected and stored data—as well as in the associated data processing carried out by Rössle & Wanner GmbH. Processing is carried out in a proportionate manner and in compliance with your rights under Art. 6 of the DSG.
2. . Processing of Data for Advertising Purposes, in Particular Email Newsletters We may process personal data for advertising purposes (e.g., email newsletters containing event invitations, product information, and promotional offers) related to our own services. Email newsletters are generally sent only with your explicit consent (opt-in) to comply with the requirements of Art. 3(o) of the UWG (Federal Act Against Unfair Competition). In the case of existing business relationships, we may use your email address to promote our own similar products or services, provided that you have not objected to such use and were clearly informed of your right to object when your email address was collected. You may unsubscribe from an email newsletter at any time, effective for the future, by clicking the link provided in each email newsletter or by sending a message to the contact information listed above. The lawfulness of data processing operations that have already taken place remains unaffected by this. Newsletters are sent by a service provider bound by our instructions, who is obligated to comply with data protection regulations and may not use the data for any other purpose. If you exercise your right to object, we will store the specified address data in a “block list” to implement your objection. This serves both your interests and our legitimate interest in complying with legal requirements when sending newsletters and is proportionate within the meaning of Art. 6(2) of the Data Protection Act (DSG). There is no time limit on storage in the block list. You may object to this storage provided your interests outweigh our legitimate interest. However, please note that if your data is collected again, processing for promotional purposes may resume due to the complete deletion of your data.

Who has access to your personal data?

Your personal data will only be disclosed to third parties to the extent necessary for the purpose of contract fulfillment (e.g., for the delivery of products as part of contract fulfillment, the sending of product information), if you have expressly consented to such disclosure, or if data protection law permits it. Categories of recipients of personal data include, in particular, package and shipping service providers. Furthermore, we engage legal advisors, management consultants, auditors, and similar professionals who may have access to personal data to the extent necessary for the provision of their services. We also rely on the services of external service providers for certain technical and organizational processes; these providers are granted access to personal data for the purpose of providing these services. These are service providers bound by our instructions, who are subject to data protection regulations and are not permitted to use the data for any other purpose. Specifically, these are the following service providers:

• We use Microsoft’s services for virtual meetings, communication, or surveys. Microsoft Corporation, USA, is certified under the CH-U.S. Data Privacy Framework (Art. 16(1) DSG in conjunction with Annex 1 to the DSV).
• To send our email newsletters, we use Rapidmail, a service provided by Positive Group Deutschland GmbH, Ingeborg-Krummer-Schroth-Straße 18a, 79106 Freiburg im Breisgau. The transfer of data to Germany is based on Art. 45 GDPR, Art. 16(1) DSG in conjunction with Annex 1 to the DSV (adequate level of data protection).
• In some cases, we also commission advertising agencies to create and send promotional materials or to organize events.
• For the administration, upkeep, and maintenance of our information technology systems, we occasionally utilize the services of software and IT companies.
• For the disposal and destruction of confidential documents, we rely on the services of waste disposal companies.

How long do we store your personal data?

We store personal data for as long as necessary for the respective purpose of processing, in compliance with statutory retention periods (e.g., ten years under the Swiss Code of Obligations for business records, accounting documents, and other business-related documents, and also ten years for tax-related documents). Storage beyond the statutory retention periods is possible if you have consented to it or if the purpose of the data processing has not yet ceased to apply.

What rights do you have?

Pursuant to Art. 25 of the Data Protection Act (DSG), you have the right to receive, free of charge, information regarding whether we process personal data about you. If this is the case, you have the right to information regarding the personal data being processed, the purpose of processing, the retention period, the recipients or categories of recipients, and the origin of the data (if it was not collected directly from you). Furthermore, subject to the statutory requirements, you have the right to have inaccurate data corrected or incomplete data completed (Article 32(2) of the DSG) and to request the erasure or restriction of processing, as well as the portability of your personal data (Article 28 of the DSG).

You may object at any time, with future effect, to the use of your data for direct marketing purposes; you may also object at any time, with future effect, to the use of your data based on a legitimate interest, for reasons arising from your particular situation. The only costs incurred for such an objection are the transmission fees according to the standard rates.

To the extent that we process data based on your consent, you may revoke your consent at any time with future effect.

We would also like to inform you of your right to file a complaint with the Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC): Federal Data Protection and Information Commissioner (FDPIC), Feldeggweg 1, CH-3003 Bern, Phone: +41 (0)58 462 43 95, Email: info@edoeb.admin.ch, Web: www.edoeb.admin.ch