Datenschutzinformationen für Kunden, Geschäftspartner und Interessenten

Wer ist für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich?

Verantwortlicher ist die

Rössle & Wanner GmbH
Ulrichstraße 102
72116 Mössingen

Telefon: +49 (0) 7473 70 12 0

Telefax: +49 (0) 7473 70 12 78

E-Mail: info@roewa.com

Die Röwa-Gruppe, zu der neben der Rössle & Wanner GmbH noch die Selecta Matratzen GmbH, Ulrichstraße 102, 72116 Mössingen sowie die Rössle & Wanner Schweiz AG, Seetalstrasse 5, CH-5630 Muri gehören, nutzt für die Kundenverwaltung ein einheitliches System. Die Unternehmen der Röwa-Gruppe sind damit in Bezug auf dieses Kundenverwaltungssystem und der damit verbundenen Verarbeitung von personenbezogenen Daten gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DSGVO. Wesentlicher Inhalt der entsprechenden Vereinbarung ist die Regelung der Betroffenenrechte. Hiernach obliegt der Rössle & Wanner GmbH die Verantwortlichkeit für die Erfüllung der Betroffenenrechte der Art. 15 bis 22 DSGVO. Die Festlegung der Verantwortlichkeit ändert jedoch nichts daran, dass betroffene Personen die ihnen aus Art. 15 bis 22 DSGVO zustehenden Rechte gegenüber allen Parteien geltend machen können.

Wie erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten?

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte ist zu erreichen unter E-Mail: dsb@roewa.com.

Was sind Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten?

1. Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Geschäftsbeziehung Wir verarbeiten personenbezogene Daten von Kunden, Geschäftspartnern und Interessenten sowie deren Beschäftigten gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, soweit dies für die Erfüllung von Verpflichtungen aus den Vertragsverhältnissen mit unseren Kunden und Geschäftspartnern bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit Interessenten erforderlich ist, insbesondere für die Beratung zu bzw. der Belieferung mit unseren Produkten und zur Rechnungsstellung. Dazu gehören insbesondere Anrede, Vorname, Nachname, Anschrift, Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), Faxnummer, E-Mail-Adresse, Homepage, Handelsregisternummer, Umsatzsteuernummer, Mitgliedsnummer, Branche, Kollektionswahl, Einkaufshistorie, Funktion, Kontoverbindung. Soweit wir personenbezogene Daten nicht unmittelbar von betroffenen Personen erhalten (z.B. für die Korrespondenz mit Ansprechpartnern bei Kunden und Geschäftspartnern), stammen die Daten von unseren Kunden bzw. Geschäftspartnern.
2. Verarbeitung der Daten zu Werbezwecken, insb. E-Mail-Newsletter Wir können personenbezogene Daten zur Werbung (z. B. E-Mail-Newsletter mit Veranstaltungseinladungen, Produktinformationen und Aktionsangeboten) für unsere eigenen Leistungen verarbeiten. An der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung haben wir ein berechtigtes Interesse im Sinne der maßgeblichen Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Sie können sich von einem E-Mail-Newsletter jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den in jedem E-Mail-Newsletter hierfür vorhandenen Link oder durch eine Nachricht an die oben angegebenen Kontaktdaten abmelden. Die Rechtmäßigkeit der bereits erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt hiervon unberührt. Der Versand der Newsletter erfolgt durch einen weisungsgebundenen Dienstleister, der gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet ist und die Daten nicht zu einem anderen Zweck verwenden darf. Sofern Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, speichern wir die genannten Adressdaten zur Umsetzung Ihres Widerspruchs in einer „Sperrliste“. Dies dient sowohl Ihrem Interesse als auch unserem berechtigten Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben beim Versand von Newslettern. Die Speicherung in der Sperrliste ist zeitlich nicht befristet. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass es aufgrund der vollständigen Löschung Ihrer Daten im Fall einer Neuerhebung Ihrer Daten wieder zu einer Verarbeitung für werbliche Zwecke kommen kann.

Wer hat Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten?

Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies zum Zweck der Vertragsabwicklung erforderlich ist (z.B. für die Auslieferung von Produkten im Rahmen der Vertragserfüllung, die Versendung von Produktinformationen), Sie der Weitergabe ausdrücklich zugestimmt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) oder das Datenschutzrecht eine solche zulässt. Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten sind dabei insbesondere um Paket- und Versanddienstleister. Ferner setzen wir Rechtsberater, Unternehmensberater, Wirtschaftsprüfer u. ä. ein, die gegebenenfalls Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten, soweit dies für die Erbringung ihrer Dienstleistungen erforderlich ist. Wir greifen zudem für bestimmte technische und organisatorische Prozesse auf die Leistungen externer Dienstleister zurück, die zur Erbringung dieser Dienstleistungen Zugriff auf personenbezogenen Daten erhalten. Es handelt sich dabei um weisungsgebundene Dienstleister, die gemäß den datenschutzrechtlichen Vorgaben verpflichtet sind und die Daten nicht zu einem anderen Zweck verwenden dürfen. Im Einzelnen handelt es sich um folgende Dienstleister:

• Für virtuelle Besprechungen, Kommunikation oder Umfragen greifen wir auf die Leistungen von Microsoft zurück. Die Microsoft Corporation, USA ist nach EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO).
• Für den Versand unserer E-Mail-Newsletter greifen wir auf Rapidmail, einen Dienst der Positive Group Deutschland GmbH, Ingeborg-Krummer-Schroth-Straße 18a, 79106 Freiburg im Breisgau, zurück.
• Wir beauftragen teilweise auch Werbeagenturen mit der Erstellung und dem Versand von Werbeschreiben oder Organisation von Events.
• Bei der Administration sowie der Pflege und Wartung unserer Informationstechnologiesysteme nehmen wir zum Teil Leistungen von Software- und IT-unternehmen in Anspruch.
• Für die Entsorgung und Vernichtung vertraulicher Dokumente greifen wir auf die Leistungen von Entsorgungsunternehmen zurück.

Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die personenbezogenen Daten werden bei uns so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen bzw. sechs Jahre für sonstige Geschäftsbriefe) erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO). Eine über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinausgehende Speicherung ist möglich, wenn Sie hierin nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder der Zweck der Datenverarbeitung noch nicht entfallen ist.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben unter den Voraussetzungen der Art. 15 bis 20 DSGVO das Recht, unentgeltlich Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten, unrichtige Daten berichtigen bzw. unvollständige Daten vervollständigen zu lassen und die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung sowie die Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Der Nutzung der Daten für Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen; der Nutzung der Daten auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, ebenfalls jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widersprechen. Für den Widerspruch entstehen nur die Übermittlungskosten nach den Basistarifen.

Soweit wir Daten aufgrund Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Hinweisen möchten wir Sie zudem auf Ihr Beschwerderecht bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

Privacy Notice for Customers, Business Partners, and Prospective Clients

Who is responsible for processing your personal data?

The data controller is

Rössle & Wanner GmbH
Ulrichstraße 102
72116 Mössingen

Telefon: +49 (0) 7473 70 12 0

Telefax: +49 (0) 7473 70 12 78

E-Mail: info@roewa.com

The Röwa Group, which includes not only Rössle & Wanner GmbH but also Selecta Matratzen GmbH, Ulrichstraße 102, 72116 Mössingen, and Rössle & Wanner Schweiz AG, Seetalstrasse 5, CH-5630 Muri—uses a unified system for customer management. The companies of the Röwa Group are therefore jointly responsible with respect to this customer management system and the associated processing of personal data within the meaning of Article 26 of the GDPR. A key provision of the relevant agreement is the regulation of data subjects’ rights. According to this, Rössle & Wanner GmbH is responsible for fulfilling the data subjects’ rights under Articles 15 through 22 of the GDPR. However, the assignment of responsibility does not affect the fact that data subjects may exercise the rights granted to them under Articles 15 through 22 of the GDPR against any of the parties.

How can you contact our Data Protection Officer?

The company’s Data Protection Officer can be reached by email at: dsb@roewa.com.

What are the purpose and legal basis for processing your personal data?

1. Processing of personal data within the scope of the business relationship We process personal data of customers, business partners, and prospective customers, as well as their employees, in accordance with Article 6(1)(b) of the GDPR, to the extent necessary to fulfill obligations arising from contractual relationships with our customers and business partners or to carry out pre-contractual measures with prospective customers, in particular for advising on or supplying our products and for invoicing. This includes, in particular, title, first name, last name, address, telephone number (landline and/or cell phone), fax number, email address, website, commercial register number, VAT number, membership number, industry, collection selection, purchase history, job title, and bank account information. To the extent that we do not receive personal data directly from data subjects (e.g., for correspondence with contacts at customers and business partners), the data comes from our customers or business partners.
2. . Processing of Data for Advertising Purposes, Specifically Email Newsletters We may process personal data for advertising purposes (e.g., email newsletters containing event invitations, product information, and promotional offers) related to our own services. We have a legitimate interest in processing your data for direct marketing purposes within the meaning of the applicable legal basis under Article 6(1)(f) of the GDPR. You may unsubscribe from an email newsletter at any time with future effect by using the link provided for this purpose in each email newsletter or by sending a message to the contact information provided above. The lawfulness of data processing operations that have already taken place remains unaffected by this. The newsletters are sent by a service provider bound by our instructions, who is obligated to comply with data protection regulations and is not permitted to use the data for any other purpose. If you exercise your right to object, we will store the specified address data in a “block list” to implement your objection. This serves both your interests and our legitimate interest, as defined in Article 6(1)(f) of the GDPR, in complying with legal requirements when sending newsletters. There is no time limit on storage in the block list. You may object to this storage if your interests outweigh our legitimate interest. However, please note that, due to the complete deletion of your data, processing for advertising purposes may resume if your data is collected again.

Who has access to your personal data?

Your personal data will only be disclosed to third parties to the extent necessary for the purpose of contract fulfillment (e.g., for the delivery of products as part of contract fulfillment, or the sending of product information), if you have expressly consented to such disclosure (Article 6(1), sentence 1, letter a of the GDPR), or if data protection law permits such disclosure. Categories of recipients of personal data include, in particular, package and shipping service providers. Furthermore, we engage legal advisors, management consultants, auditors, and similar professionals who may have access to personal data to the extent necessary for the provision of their services. We also rely on the services of external service providers for certain technical and organizational processes; these providers are granted access to personal data in order to perform these services. These are service providers bound by our instructions, who are subject to data protection requirements and are not permitted to use the data for any other purpose. Specifically, these service providers are as follows:

• We use Microsoft’s services for virtual meetings, communication, and surveys. Microsoft Corporation, USA, is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 GDPR).
• To send our email newsletters, we use Rapidmail, a service provided by Positive Group Deutschland GmbH, Ingeborg-Krummer-Schroth-Straße 18a, 79106 Freiburg im Breisgau.
• In some cases, we also commission advertising agencies to create and send promotional materials or to organize events.
• For the administration, upkeep, and maintenance of our information technology systems, we occasionally utilize the services of software and IT companies.
• We use the services of waste disposal companies for the disposal and destruction of confidential documents.

How long do we store your personal data?

We store personal data for as long as necessary for the respective purpose of processing, in compliance with statutory retention periods (e.g., ten years for tax-related documents and six years for other business correspondence, as stipulated by the German Commercial Code and the German Fiscal Code) (Art. 6(1), sentence 1, lit. c GDPR). Storage beyond the statutory retention periods is possible if you have consented to this pursuant to Article 6(1), sentence 1, letter a of the GDPR, or if the purpose of the data processing has not yet ceased to apply.

What are your rights?

Subject to the conditions set forth in Articles 15 through 20 of the GDPR, you have the right to obtain, free of charge, information about the personal data we have stored about you; to have incorrect data corrected or incomplete data completed; and to request the erasure or restriction of processing, as well as the portability of your personal data.

You may object at any time, with future effect, to the use of your data for direct marketing purposes; you may also object at any time, with future effect, to the use of your data based on Article 6(1)(f) of the GDPR for reasons arising from your particular situation. The only costs incurred for such an objection are the transmission costs according to the standard rates.

To the extent that we process data based on your consent, you may revoke your consent at any time with future effect.

We would also like to inform you of your right to file a complaint with a competent data protection supervisory authority. The supervisory authority responsible for us is the State Commissioner for Data Protection and Freedom of Information in Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.